Unter Langzeitarchivierung versteht man die Erfassung und langfristige Aufbewahrung von in digitaler Form vorliegenden Informationen. Im Englischen spricht man meist von "digital preservation".
Während physikalische Objekte seit langer Zeit u.a. in Archiven, Museen und Bibliotheken aufbewahrt und erhalten werden, stellen sich bei Elektronischen Publikationen ganz neue Herausforderungen. Daten, die auf digitalen Datenträgern gespeichert sind, können in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein ("digitales Vergessen"). Die Ursachen für diesen Informationsverlust sind die begrenzte Haltbarkeit der Trägermedien und der schnelle Medien- und Systemwandel. Bei der Umgehung dieser Schranken bereiten unter anderem proprietäre Formate und urheberrechtliche Beschränkungen Probleme.
Während beispielsweise altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifft dies auf neue Speichermedien nicht zu. Die meisten Publikationen aus der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts sind auf Papier gedruckt, das sich durch Säurefrass zersetzt. Auch Filme, Fotos und Magnetbänder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit. Noch kürzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten und CDs. Datenträger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflüsse (z.B. durch Magnetfelder in der der Nähe von Disketten oder Magnetbändern) oder sie werden durch chemische oder physikalische Einwirkungen so stark verändert, dass sie keine Informationen mehr speichern können oder nicht mehr auslesbar sind (z.B. UV-Strahlung auf CD-ROMs).
Da die Informationen nicht unmittelbar zugänglich vorliegen, sondern binär codiert sind, ist nur möglich, die Informationen zu lesen, wenn ein Programm und ein Betriebssystem vorliegt, das den Code einer Datei "versteht". Da viele Betriebssysteme und Programme ein eigenes (proprietäres) Verfahren einsetzen, um die Daten zu codieren, ist eine Lesbarkeit von Daten nicht mehr gegeben, wenn ein Betriebssystem oder ein Programm nicht weiterentwickelt wird. Verschärft wird dieses Problem durch die Politik vieler Softwarehersteller, neue Programmversionen mit veränderten Datenformaten zu veröffentlichen, die ältere Datenformate des gleichen Programms nicht vollständig nutzen können.
Veraltete Datenträger und Systeme
Ähnlich wie bei den Datenformaten ist die Situation bei den Trägerformaten. Eine Datei, die vollständig und in einem noch lesbaren Dateiformat vorliegt, kann von fast allen Computerbenutzern nicht mehr gelesen werden, wenn sie auf einer 5,25"-Diskette liegt. Waren Laufwerke, die dieses Format lesen konnten, bis weit in die 1990er Jahre üblich, so sind heute kaum noch welche zu finden.
Weitere Beschränkungen
Proprietäre Systeme und urheberrechtliche-Beschränkungen erschweren das zur Langzeitarchivierung notwendige Umkopieren und Migrieren von Daten, weil die dafür notwendigen Schritte nicht bekannt bzw. erlaubt sind.
Durch den Einsatz von offenen Standards wie z.B. HTML oder XML, die als relativ langlebig betrachtet werden und deren Aufbau öffentlich bekannt ist, sind die Zyklen, nach denen eine Information umformatiert werden muss, länger. Die Wahrscheinlichkeit, dass es in einigen Jahren noch Systeme und Programme gibt, die die Daten lesen können, ist deutlich höher.
Um den Verlust von Daten durch die Alterung von Datenträgern zu verhindern, müssen die Daten regelmäßig auf neue Datenträger kopiert werden. Dadurch kann auch auf ein neues Trägerformat gewechselt werden, wenn das bisher genutzte durch die technische Weiterentwicklung obsolet geworden ist.
Die hohen Kosten, die durch diese Pflege der Datenbestände entstehen, haben allerdings zur Folge, dass nur die wichtigsten Daten derart konserviert werden können. Die Informationsflut, die nicht zuletzt durch die neuen digitalen Datenverarbeitungssysteme entsteht, verschärft das Problem zusätzlich. Der Anteil der langfristig gespeicherten Daten wird notwendigerweise relativ gering sein, was an die Auswahl der gesicherten Informationen hohe Anforderungen stellt. Dies betrifft nicht nur die Daten im staatlichen und kommerziellen Bereich, sondern auch im Privatbereich werden herkömmliche, oftmals langfristig lagerfähige Medien durch leichter handhabbare digitale Medien ersetzt (Photographien und Negative durch digitale Bilder auf einer CD-ROM).
Für die Langzeitarchivierung sind in Deutschland die Pflichtexemplarbibliotheken und die Archive zuständig.
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